La revisión de mediciones de comunicación interna realizadas a más de veinte empresas en los últimos dos años por Táctica & Estrategia en Colombia, permitió identificar que hay una responsabilidad directiva que no está siendo desplegada adecuadamente: comunicar las decisiones de los Comités de gerencia. ¿Por qué sucede esta situación?

Decenas de entrevistas a directivos, empleados y comunicadores de esas empresas permitieron identificar al menos seis barreras que obstaculizan ese propósito. El hecho es que no es una constante el que un directivo salga de un comité gerencial con el firme propósito de comunicar a sus equipos de trabajo las decisiones, discusiones y acuerdos que allí se hayan generado. Éstas no están presentadas en orden de importancia:

·      Falta de tiempo: Una de las excusas más frecuentes que utilizan los directivos para no reunir a sus equipos y contar qué ha pasado. En el día a día, el reto de comunicar no aparece como una prioridad y sus retos se concentran en aquellas cosas de las que depende su desempeño. Entre sus indicadores de gestión no aparece la responsabilidad de comunicar. De allí que cualquier cosa que distraiga la atención de los retos del área puede ser considerada también como un obstáculo para alcanzar las metas establecidas. Ello genera falta de constancia en las reuniones.

·      Poca importancia: Aunque no se admite públicamente, otro grupo de directivos no considera sustancial para la productividad de su equipo el reunirse para explicar decisiones o acuerdos. Aunque abiertamente destacan que la comunicación es importante para una empresa, no logran dimensionar a través de indicadores cómo impacta sus resultados. Mientras esa conexión no se de, es difícil que el líder o directivo asuma como algo prioritario el comunicar esas decisiones.

·      Visión selectiva (1): Esta variable tiene a su vez otras tres variantes. En la primera de ellas, el líder considera que no todos los temas tratados allí son importantes para su equipo. Asume entonces la ruta de explicar únicamente aquellos tópicos que tienen que ver específicamente con el área a su cargo. La visión integral que puede transmitirse cuando se habla de toda la organización, es descartada y se prioriza únicamente lo directamente relacionado.

·      Visión selectiva (2): La otra variante es considerar que no todas las personas de su equipo tienen que estar enteradas de lo que allí se discutió. Se recurre entonces al círculo de confianza, es decir, a aquellas personas con las que mejores relaciones tiene. Éstas serán por tanto las únicas que recibirán información de los acuerdos del comité.

·      Visión selectiva (3): La tercera variante implica seleccionar solo a aquellos colaboradores directamente relacionados con las decisiones que se tomaron. Algunas veces se piensa que es una pérdida de tiempo explicar a un integrante del equipo operativo qué está pasando con la gestión financiera de la organización.

·      Políticas de comunicación: Otras veces lo que falta son directrices que pueden darse en diferentes frentes. Por un lado, a veces no está formalmente establecido que es una responsabilidad comunicar las decisiones de ese comité. En otros casos no se tiene claridad de qué temas deben divulgarse y cuáles se mantendrán reservados hasta otro momento. Finalmente se da que tampoco existen los espacios formales para reunirse. Aun cuando ya no se trata de un asunto administrativo, en ocasiones el proceso falla porque no hay una cultura de comunicación en cascada.

En el presente, sigue siendo un reto para muchos comunicadores lograr que esas decisiones permeen al resto de la empresa. Hay que derribar algunas barreras, no pocos mitos y modificar algunas actitudes.