Hay cinco conductas esperadas entre los públicos internos de una organización en su interacción con los diferentes medios o espacios de comunicación que la empresa institucionaliza para dinamizar sus procesos y vínculos. Leer, Archivar, Usar, Compartir y Comentar. Demos un rápido vistazo a cada una de ellas. 

1. Leer: Utilizaré el concepto de manera genérica para referirme a la acción mediante la cual las audiencias “consumen” la información. Este proceso de consumo puede darse a través de la lectura (cuando se trata de una publicación impresa o un producto como Internet o Intranet); a través de la visualización (cuando se trata de un video o un producto audiovisual), o a través de la escucha (cuando se trata de una reunión, un grupo primario, un discurso, o un producto radial). Es la primera medida del éxito de nuestras formas de comunicación. Si se leen, significa que al menos han logrado captar el interés de las audiencias para conocer qué temas se están tratando allí.
2. Utilizar: Es la segunda práctica que debería fomentarse desde los departamentos de comunicación. De nada nos sirve entregar información a nuestros empleados, si ella no representa algún tipo de utilidad para ellos. Esa utilidad puede representarse de muchas maneras: es útil para mejorar su nivel de certidumbre en la empresa, útil para recrearse, útil para mejorar la calidad de vida como persona, útil para mejorar su desempeño como empleado, útil para mejorar la reputación de la organización. Por lo tanto, siempre debemos tener claro cuál es el propósito de cada texto que publicamos en la revista institucional, o cada hoja que publicamos en la cartelera. Ese propósito nos permitirá definir el grado de utilidad que el empleado le de a dichas informaciones. Si la información no es catalogada como útil por las audiencias deberá replantearse la línea argumental.
3. Archivar: Es menos frecuente pero refleja de parte del empleado un interés en consultar o acceder a la información en un momento posterior. Pueden archivarse las actas de una reunión, puede guardarse la revista institucional, conservar archivos en el disco duro del computador, solicitar copia de las informaciones que se publican en las carteleras, entre otras prácticas. Este comportamiento evidencia la posibilidad de un uso posterior de la información divulgada.
4. Compartir y comentar: Estas dos conductas, son menos frecuentes, al menos si se le comparan con las prácticas de Lectura y Uso. Pero la empresa debe incentivarlas pues en ellas están algunos fundamentos del trabajo en equipo. Cuando se habla de compartir, se refiere a que un empleado considera que alguna información particular que él considera útil, debe ser conocida por otro de sus colegas, alguien de su familia, un amigo. Cuando se habla de comentar, se habla de generar un espacio para compartir opiniones y comentarios sobre algún hecho en particular. Debe recordarse que estos son los fundamentos de las redes sociales que hoy tan en boga están, como en el caso del Facebook. Esta herramienta no tendría éxito si no sucedieran dos cosas: si las personas no compartieran la información que poseen, y si no opinaran, comentaran o analizaran las cosas que pasan a su alrededor.
5. Estas cinco conductas deben ser consideradas como parte de los factores de éxito que determinan la validez y pertinencia de los canales de comunicación de una organización.