La compañía cementera más importante del país, integra sus negocios en el extranjero mediante productos de comunicación que le cubren sus dominios en Haití, Estados unidos, Venezuela y Colombia. Su boletín “En Línea” informa a toda la organización en español, inglés y francés.

Argos es líder en la industria cementera en Colombia contando con una participación del 48% del mercado interno. Además, es el quinto productor de cemento en América Latina y realiza exportaciones a 18 países.

Sólo en Colombia Argos tiene más de cinco mil empleados, y en el exterior cuenta con plantas cementeras en Venezuela, Panamá, Haití y República Dominicana desde donde atiende los mercados locales respectivos y, al igual que con las plantas de Colombia, los mercados internacionales. También cuenta dos plantas concreteras en Estados Unidos para abastecer el mercado del sur de este país.

Desde hace casi dos años este importante grupo empresarial ha tenido profundos cambios en su estructura organizacional. Por un lado, atravesó la fusión de las compañías a nivel nacional y, paralelo a ello, emprendió la implementación de un sistema ERP para integrar los procesos de toda la compañía.

Por otro lado, y sumándose a este movido contexto de cambio, llegaron las adquisiciones en el extranjero. Adriana Fernandez, Directora de Comunicaciones de Argos, y que anteriormente ocupara esa misma posición en Cementos del Valle, explica el rol que se requería del área de comunicaciones en estos escenarios.

“Cuando vinieron las adquisiciones en el extranjero la Presidencia nos dijo: ‘no vamos a hacer una intervención cultural en este momento porque no es la intención nuestra, queremos primero organizar la casa aquí y luego miramos cómo va a ser la estrategia allá. Sin embargo queremos que ellos sepan que existimos, que somos Argos, que estamos pendientes de ellos, que los conocemos y estamos interesados en mantener contacto con ellos; igualmente con CINA, en Haití‘”.

Para la organización estas compañías tenían sus modos de hacer las cosas y sus propias políticas de funcionamiento, por lo cual en un principio el objetivo era aprender de ellos y de sus modos de hacer. Con estas directrices dadas desde la Presidencia, la Dirección de Comunicaciones escogió uno de sus canales para informar e impactar estas nuevas compañías Argos, aprovechando obviamente el Internet y el correo electrónico como el medio de más fácil acceso.

Para el área de comunicaciones, elaborar una estrategia de cubrimiento internacional era un reto, ya que implicaba generar información en el idioma donde se encontraban las compañías: “Esto nos exigió, no crear sino convertir algunos de los medios que nos facilitaran la entrada allá, hacer esos medios internacionales de manera que ellos conocieran cosas de acá, supieran que sabemos de ellos y al mismo tiempo pedirles que nos manden información. Entonces el “En Línea” lo convertimos en “ON Line” y “En Ligne”, explica Adriana Fernandez, refiriéndose al boletín en sus versiones en inglés y en francés.

Ese proceso se facilitó porque desde antes, la comunicación en Argos había establecido sus públicos en tres segmentos clave:
· Segmento 1: Directivos
· Segmento 2: Personal Administrativo – Profesionales, Técnicos, Auxiliares, Secretarias
· Segmento 3: Personal Operativo -representantes de los Trabajadores – Sindicato

El boletín “En Línea” cubre todos los segmentos de público, unos vía mail y otros impresos que se ubican en las carteleras para el personal que no tiene acceso a equipos de cómputo. Circula semanalmente.

Adriana Fernandez afirma que “Nosotros hacemos los textos en español y tenemos una traductora en Medellín y otra acá- Cali-: a ellos les mandamos los materiales y nos los devuelven traducidos”. Sin embargo, en el proceso intervienen también los gerentes de las compañías extranjeras. 

La Directora de Comunicaciones destaca que los ejecutivos se han involucrado en el proceso mismo de producción del boletín: “Tenemos asesoría de los gerentes. Yo tengo contacto en los Estados Unidos con el Dr. Gabriel Ballestas, igualmente en Haití con el Dr. Carlos de León. Por ello cuando nosotros elaboramos los boletines en inglés y en francés, el de inglés se va para Ballestas y el de francés va para Carlos de León.

De esta manera los directivos de cada una de las empresas no sólo acceden a la información antes de ser distribuida, sino que pueden hacer sugerencias para el ajuste del lenguaje, según los modismos del país.

Con respecto a las temáticas de los boletines, se establecen en consenso unos temas claves para trabajar, teniendo como principio la prudencia en la información suministrada globalmente.

“Sacamos los “En línea” con temas muy genéricos porque allá hay asuntos que son muy delicados. Mientras nosotros tenemos sindicatos acá, ellos allá no los tienen, o sea, hay una cantidad de asuntos que tenemos que filtrar”, explica la Directora de Comunicaciones.

Es así como la intervención y la participación de los directivos es clave en este proceso: “Ellos nos ayudan a perfilar lenguaje, a filtrar temas, con ellos están negociados los temas, hablamos por teléfono. Hay una cantidad de asuntos que tenemos inventariados y así vamos haciendo las entregas”, destaca Fernandez.

Esta selección particularizada de la información no impide tener un conocimiento global entre unas y otras compañías: “Los emparejamos, acota. No se trata de que en Estados Unidos no se enteren de nuestra labor social, ni que éste no se entere del desarrollo local de la compañía: se informa igual a los dos, pero teniendo en cuenta sus intereses”.

Evaluando los resultados
En el mes de Octubre de 2005, la Dirección de Comunicaciones de Argos realizó una Encuesta de Medios de Comunicación Interna con el propósito de medir sus impactos en la población de la organización, para implementar alternativas de mejoramiento y un diagnóstico del estado de la comunicación. El sondeo se realizó con metodologías propias desarrolladas por el área de comunicaciones Argos, y los resultados reflejaron datos muy satisfactorios para el boletín “En Línea”.

Esta encuesta cubría todas las zonas del país donde tiene presencia la compañía Argos, además de Venezuela. La muestra incluía personal de todas las áreas: técnico, jurídico, ambiental, financiero, administrativo, logístico, comercial y concretos.

“Hicimos una encuesta vía mail y la mandamos al personal administrativo. Tenemos 2800 usuarios que tienen mail, y tuvimos respuesta de un 92% más o menos de la población que eso es muy bueno. Lanzamos la encuesta entre el 25 y 26 de septiembre y al 3 de octubre teníamos el 80% de la gente entregando sus respuestas.

Eso demuestra que están interesados. Como los operarios no tienen acceso a mail, teníamos el tradicional formato de papel y los auxiliares de comunicación le hicieron las encuentras al personal operativo, sacamos una muestra de acuerdo a la cantidad de la población.”

Uno de los datos importantes que arrojó el estudio fue que en Argos la comunicación electrónica se ha posicionado. Según el sondeo, el 92% de los encuestados accede al informativo “En Línea” a través de su correo electrónico.

Del mismo modo, los resultados son favorables en cuanto a la comprensión del boletín y a la credibilidad que generan los productos de comunicación; un 93% de los encuestados sostiene que la información que se les proporciona es acorde con la realidad de la compañía.

Actualmente cerca de 2.800 personas acceden al boletín “En línea” por correo electrónico, y el índice de lectura según reporte del buzón de envío se encuentra en un favorable promedio del 96%. Igualmente el boletín se imprime y se fija en 150 carteleras ubicadas en las diferentes Sedes -Colombia y Venezuela-. Este sondeo demostró que muchas personas en la compañía valoran “En línea”.

Algunos de los comentarios del personal con respecto al medio han sido los siguientes:

• La información es precisa, según el tema del Boletín
• Se entienden con facilidad
• Es muy claro
• La información es muy clara
• Es breve y directo
• Trae un resumen de los más importante
• Por lo sencillo y corto
• Son frescos, concretos
• Es actualizado y su presentación es igual que el informativo
• La página abre directamente y los temas son claros y concisos

Para citarlo como fuente o referencia: Comunicaciones en Argos: a tres lenguas/ Material elaborado por la Unidad de Investigación y Generación de contenidos de Táctica & Estrategia para el portal www.comunikandonos.com / Cali, 17 de Julio de 2006.