Recuérdese que cuando un departamento de comunicación presenta el reporte de equivalencia a la Gerencia de la compañía, lo muestra habitualmente como una inversión ahorrada, un gasto no pagado que se reflejó en una serie de publicaciones que no le costaron un solo peso a la compañía, ya que no tuvieron que hacer contratos de publicidad para divulgar dicha información.

El error que existe detrás de este planteamiento es que no tiene en cuenta el costo real de la estrategia de free press, que se determina calculando las inversiones requeridas en:

1. Equipo humano: ¿Cuántas horas hombre fueron invertidas en el año para elaborar los boletines de prensa, organizar las ruedas de prensa, atender las llamadas telefónicas de los periodistas, convencer a los directivos de atender a los periodistas, administrar la sala de prensa virtual, entre otras múltiples actividades? ¿Cuál es el costo hora hombre que invirtieron los directivos de la empresa para atender las entrevistas solicitadas por los periodistas? Ese costo por hora hace parte de las inversiones que realiza la organización para generar ese resultado intermedio que es la búsqueda de un espacio cualificado en los medios.

2. Recursos tecnológicos: ¿Cuál es el costo del servicio de internet utilizado para divulgar información a los medios? ¿Cuál es el costo de mantener y operar una sala de prensa virtual? ¿Cuál es el costo de las conexiones telefónicas? ¿Cuál es el costo de los espacios físicos utilizados para atender a los periodistas (por ejemplo el espacio para realizar las ruedas de prensa)? ¿Cuál es el costo de los materiales fotográficos o audiovisuales entregados a los periodistas durante el año?

Deduzco que muchas empresas pueden hacer estos cálculos. Deduzco también que para muchas de ellas sería muy complejo llegar a este nivel de detalle en la definición de costos de una estrategia. Pero más allá de su viabilidad, sería el camino correcto para el momento de presentar el informe de resultados de la gestión de free press. Si nos atrevemos a mostrar como resultado el gasto no generado, lo más lógico entonces es que a ese valor le descontemos la inversión que requiere el desarrollo de la estrategia. Sigo sin convencerme de la pertinencia de estos datos, pero creo que sería mucho más acertado y real ofrecerle este nuevo resultado a la Gerencia de la compañía. Allí podríamos establecer entonces una relación directa, similar a la que hacen en mercadeo: cuántos pesos fue necesario invertir para generar cada peso que se muestra en el Valor de equivalencia publicitario.